個人情報保護方針

tripla株式会社（以下「当社」という）は、事業活動を通じて取得するお客様等の個人情報が、プライバシーを構成する重要な情報であることを深く認識しています。個人情報の適切な取り扱いを通じてお客様を尊重し、そして当社に対する期待と信頼に応えていくべく、個人情報の保護に関する法律(個人情報保護法)、その他の関連諸法令、業界法規、社会規範、公序良俗等を遵守し、当社に関係するすべての方々の個人情報を安全に管理するため、個人情報の取扱いについて、以下のとおり個人情報保護方針を定めます。

1. 「個人情報」とは、個人情報の保護に関する法律（平成十五年法律第五十七号、以下「個人情報保護法」といいます。）にいう「個人情報」を指し、生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別できるもの又は個人識別符号が含まれるものを指します。
2. 当社は、事業の内容及び規模を考慮した適切な個人情報の取得、利用及び提供を行います。特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱いは行わず、目的外利用を行わないための措置を講じます。
3. 当社は、本人の同意がある場合または法令に基づく場合（警察や検察等の捜査機関からの照会（刑事訴訟法第197条第２項）に対応する場合を含みますが、これに限りません。）を除き、個人情報を第三者に提供することはありません。なお、次に掲げる場合は、ここでいう「個人情報を第三者に提供すること」には該当しません。
(1) 当社が「当社における個人情報の取扱い」に定める個人情報の利用目的の達成に必要な範囲内において個人情報の取扱いの全部または一部を委託する場合
(2) 合併その他の事由による事業の承継に伴って個人情報が提供される場合
(3)個人情報を特定の者との間で共同して利用する場合であって、その旨並びに共同して利用される個人情報の項目、共同して利用する者の範囲、利用する者の利用目的および当該個人情報の管理について責任を有する者の氏名または名称について、あらかじめ本人に通知し、または本人が容易に知り得る状態に置いた場合

4. 当社は、下記のとおり、外国にある第三者に対して個人情報の取扱いを委託したうえでその開示・提供をすることがあります。なお、アメリカ合衆国における個人情報保護体制については、個人情報保護委員会の「外国における個人情報の保護に関する制度等の調査」をご参照ください。
記
〈提供する第三者〉
・Twilio Inc.（アメリカ合衆国）
〈目的〉
・同社の提供する「SendGrid」を利用したメール送信のため
〈個人情報保護のための措置〉
・同社の個人情報保護のための措置は、同社の定めるプライバシーポリシーから確認することができます。なお、同社は、プライバシー保護に関する国際規格（ISO/IEC 27018）の認証を受けています。
5. 当社は、個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守し、日本工業規格「個人情報保護マネジメントシステム — 要求事項」(JIS Q 15001)に準拠した個人情報保護マネジメントシステムを策定し、適切に運用いたします。
6. 当社は、個人情報の漏えい、滅失またはき損の防止および是正のための措置を講じます。
7. 当社は、個人情報の取扱いの全部または一部を委託する場合は、委託した個人情報の安全管理が図られるよう、委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督を行います。
8. 当社は、個人情報の取扱いに関する苦情および相談への適切かつ迅速な対応に努めます。また、当社が保有する開示対象個人情報の開示等の求め(利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止）を受付けます。
9. 当社は、前項による開示等の求めを受けた場合には、遅滞なく必要な調査を行い、その結果前項の請求に理由があると判断した場合には、当該個人情報の利用停止等を行うものとします。但し、個人情報の利用停止等に多額の費用を要する場合その他利用停止等を行うことが困難な場合であって、利用者の権利利益を保護するために必要なこれに代わるべき措置をとれる場合は、この代替策を講じます。
10. 当社は、個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善を行ないます。
11. 当社が利用者よりお預かりした個人情報は、個人情報ファイルへのアクセス制限の実施、アクセスログの記録及び外部からの不正アクセス防止のためのセキュリティ対策の実施等、組織的、物理的、人的、技術的施策を講じることで個人情報への不正な侵入、個人情報の紛失、破壊、改ざん、及び漏えい等が生じないように努め、個人情報の安全管理のための必要かつ適正な措置を講じます。
12. 当社住所及び代表者氏名は以下のとおりです。
〒160-0023
東京都新宿区西新宿4-15-3 住友不動産西新宿ビル3号館3階
tripla株式会社
代表取締役CEO 髙橋和久
代表取締役CTO 鳥生格

制定:2017年6月15日
改定:2019年7月16日

当社における個人情報の取扱い

1.当社が取扱う個人情報の利用目的

(1)当社が直接ご本人から取得する個人情報

①当社クライアントのご担当者様の個人情報
・ご提案及びご契約に関する諸連絡のため
・各種お問合せへの対応のため

②セミナー・展示会参加者の個人情報
・当社が開催又は参加するセミナーに関する諸連絡
・合同開催者に参加者情報として提供するため
・関連するサービスのご提案のため

③株主の皆様の個人情報
・会社法及び商法に基づく権利の行使・義務の履行のため
・各種法令に基づき所定の基準による株主のデータを作成する等、株主管理のため

④当社への入社を希望される皆様の個人情報
・採用、募集情報等の提供のため
・採用選考業務及び合否の通知のため

⑤当社の従業員の個人情報
・業務上の連絡、社員名簿の作成、法律上要求される諸手続(本人退職後も含む)、その他
雇用管理のため
・人事選考、配属先の決定のため
・給与支給、税務処理、社会保険関連の手続き、福利厚生の提供のため
・安全管理措置のため
・当社PR又は宣伝資料等における当社PR又は宣伝活動等のため
・心身の健康維持･管理のため

⑥当社へお問合せ頂いた方の個人情報
・当社の接客態度等の向上のため
・お問い合わせやご連絡内容を正確に把握し、対処するため

⑦特定個人情報等
・源泉徴収票・支払調書作成事務、健康保険・厚生年金保険届出事務、雇用保険届出事務を法令に基づき適切に実施するため

(2)上記以外の個人情報

①当社が提供するサービス(AIチャットボット、予約エンジン等)内に入力された個人情報その他これらに紐づける当社が取得するクッキー、ウェブ・ビーコン等
・契約に基づくサービス及びシステムの保守･運用のため
・システムトラブルによる復旧又は代替サービスの提供のため
・問合せに対する返答のため
・当社のシステム、マーケティング、その他サービスレベルの改善を目的とした分析、統計処理、機械学習のため

②その他受託業務に基づき直接/間接に取得する個人情報
・契約に基づくサービスのご提供並びに業務遂行のため

2. 保有個人データ又は第三者提供記録に関する事項の周知

当社は、御本人又はその代理人からの利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止又は消去、第三者提供の停止、並びに第三者提供記録の開示のご請求に対応いたします。
保有個人データ又は第三者提供記録に関する事項は以下の通りです。

(1)当社の名称及び住所並びに代表者の氏名
tripla株式会社
〒160-0023
東京都新宿区西新宿4-15-3 住友不動産西新宿ビル3号館3階
代表取締役CEO 高橋 和久
代表取締役CTO 鳥生格

(2)個人情報保護管理者
取締役CFO（連絡先は、下記〔個人情報苦情及び相談窓口〕）

(3)全ての保有個人データの利用目的
上記１の(1)に記載される個人情報及び利用目的をご参照ください。

(4)保有個人データの取扱いに関する苦情の申出先
「個人情報苦情及び相談窓口」（末尾に記載）

(5)開示等の求めに応じる手続

①開示等の求めの申し出先：「個人情報苦情及び相談窓口」（末尾に記載）
②開示等の求めに際して提出すべき書面の様式その他の開示等の求めの方式
下記を当社「個人情報苦情及びご相談窓口」まで、郵便又は宅配便でご送付ください。遅滞なく迅速に対応いたします。なお郵便又は宅配便以外の手段（直接のご来社、電子メール、FAXなど）での開示等の求めは受け付けておりません。

a)当社指定の「開示等の請求等申請書」

b)本人確認書類

1)ご本人によるお申し込みの場合
・本人の公的証明書（写し）

2)代理人によるお申し込みの場合
下記の書類のうち該当するもののすべて。

①代理権確認書類

i.法定代理人
戸籍謄本その他その資格を証明する書類

ii.任意代理人（以下のすべて）
・当社指定の委任状　※印鑑登録された本人の印鑑の押印がされたもの。
・本人の印鑑登録証証明書

②代理人の身元確認書類
・代理人の公的証明書（写し）

③本人の身元確認書類
・本人の公的証明書（写し）

※公的証明書とは
以下、アまたはイを言う。
ア 以下のいずれかをひとつ
運転免許証、運転経歴証明書、旅券、個人番号カード（氏名と写真の表示がある面のみ）、身体障害者手帳、精神障害者保健福祉手帳、療育手帳、在留カード、特別永住者証明書
イ 以下の書類をふたつ以上
公的医療保険の被保険者証、住民票の写し、住民票記載事項証明書、年金手帳、後期高齢者医療又は介護保険の被保険者証、国家公務員共済組合又は地方公務員共済組合の組合員証、私立学校教職員共済制度の加入者証、児童扶養手当証書、特別児童扶養手当証書

※ご提示いただいた本人確認書類は、以下の通り利用いたします。
ご同意いただける方のみご送付下さい。
・当個人情報は、本人からの開示等の求めに応じるために利用いたします。
・本人確認に必要のない要配慮個人情報については墨塗りするなどして判読できないようにしてください。
・法令に基づく場合を除いて、当個人情報を本人の同意なく第三者に提供することはありません。また、当個人情報の取扱いを委託する予定はありません。
・本人確認書類等により本人確認が出来ない場合、開示等の求めに応じられない場合がございます。

c)手数料
・「利用目的の通知」あるいは「開示」につきましては、1件のお申込みにつき手数料として1,000円いただきます。1,000円分の郵便小為替を上記書類にあわせてご同封ください。
・上記の通り手数料が同封されていなかった場合は、その旨ご連絡申し上げますが、所定の期間内にお支払いいただけない場合は開示等の求めがなかったものといたします。なお、送付頂いた書類は原則としてご返却いたしません。

※注意事項※
・郵送や配送途中の書類の紛失、事故による未着につきましては、当社では責任を負いかねます。
・必要事項を全てご記入下さい。書類に不備がある場合は、返送させていただく場合がございます。
・個人情報保護法の例外規定にあたる場合など、開示等の求めにお答えできない場合がございます。
・内容により、回答までにお時間をいただく場合がございます。
・開示等の求めにともない収集した個人情報は、開示等の求めの必要な範囲のみで取扱うものとします。提出していただいた書面は当社で適切に廃棄いたします。
・「訂正等」、「利用停止等」の結果、該当するサービスがご利用いただけなくなることがあります。あらかじめご了承下さい。

(5)保有個人データの安全管理のために講じた措置
当社では、保有個人データを安全に管理するため、必要かつ合理的な措置を講じています。
①基本方針の策定
個人データの適正な取扱いの確保のため、個人情報保護方針を策定し、全社で個人情報保護に取り組んでいます。
②個人データの取扱いに係る規律の整備
個人情報保護マネジメントシステムに基づき、個人データの取扱い全般に関して基本的な取扱方法を整備し、全社に周知徹底しています。
③組織的安全管理措置
当社の定める内部規程に従い、個人データが適正に取扱われていることを定期的に点検しています。
従業者から責任者に対する報告連絡体制を整備しています。
④人的安全管理措置
個人データの取扱いについて、従業者に定期的な研修を実施しています。
個人データを含む業務情報の非開示契約を従業者と取り交わすとともに、違反時の罰則について内部規程に定め、周知しています。
⑤物理的安全管理措置
個人データを取扱うことのできる従業者及び本人以外が容易に個人データを閲覧できないよう施錠管理等を徹底しています。
個人データを取扱う情報機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するためアクセス制限や施錠管理を講じています。
事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合は、常時携行することを指導し、容易に個人データが判明しないようにしています。
⑥技術的安全管理措置
個人データを取扱うことのできる機器及び当該機器を取扱う従業者を明確化し、個人データへの不要なアクセスを防止しています
個人データを取扱う機器を外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。
⑦外的環境の把握
当社では、保有個人データを始めとする個人情報の国外移転は原則ございません。
国外移転が必要となる場合には、事前にご本人様に必要事項の情報提供などを行います。

3．個人情報苦情及び相談窓口
tripla株式会社 取締役　CFO
連絡先
〒160-0023
東京都新宿区西新宿4-15-3 住友不動産西新宿ビル3号館3階
TEL:03-6276-6553